La digitalizzazione degli adempimenti fiscali ha profondamente trasformato la gestione contabile dei ristoranti italiani. Dal 1 gennaio 2020, tutti gli esercizi commerciali, compresi i ristoranti, sono obbligati a trasmettere telematicamente i corrispettivi giornalieri all'Agenzia delle Entrate mediante i Registratori Telematici (RT). Parallelamente, la fatturazione elettronica e' obbligatoria per tutte le operazioni tra soggetti IVA e, dal 1 gennaio 2024, anche per i contribuenti in regime forfettario senza piu' eccezioni.
In questa guida analizziamo tutti gli aspetti pratici che un ristoratore deve conoscere per gestire correttamente scontrini telematici e fatture elettroniche.
Il vecchio scontrino fiscale e' stato sostituito dal documento commerciale, regolamentato dal D.M. 7 dicembre 2016 e dal D.Lgs. 127/2015 (art. 2). Il documento commerciale non ha piu' valore fiscale in se', ma serve come prova d'acquisto per il cliente. La funzione fiscale e' svolta dalla trasmissione telematica dei corrispettivi all'Agenzia delle Entrate.
Il documento commerciale deve contenere le seguenti informazioni:
Il Registratore Telematico e' il dispositivo hardware che sostituisce il vecchio registratore di cassa. Deve essere di un modello approvato dall'Agenzia delle Entrate e dotato di un modulo di trasmissione dati. Le principali caratteristiche sono:
In alternativa al registratore telematico hardware, e' possibile utilizzare la procedura web dell'Agenzia delle Entrate (disponibile nell'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi), ma questa soluzione e' praticabile solo per attivita' con volumi molto ridotti e non e' adatta alla ristorazione.
Per attivare un Registratore Telematico, il ristoratore deve:
I corrispettivi giornalieri devono essere trasmessi telematicamente all'Agenzia delle Entrate entro 12 giorni dalla data dell'operazione. La trasmissione avviene automaticamente dal RT al momento della chiusura giornaliera di cassa. In caso di malfunzionamento del registratore, il ristoratore deve:
Nei giorni di chiusura dell'attivita' (ad esempio il giorno di riposo settimanale o le ferie), non e' necessario trasmettere corrispettivi a zero. Tuttavia, e' obbligatorio comunicare preventivamente i periodi di chiusura o non attivita' attraverso il portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, per evitare contestazioni in caso di controllo.
Il portale dell'Agenzia delle Entrate Fatture e Corrispettivi e' lo strumento centrale per la gestione degli adempimenti fiscali digitali. Attraverso questo portale il ristoratore puo':
Il ristorante emette normalmente il documento commerciale (ex scontrino) per le operazioni verso i consumatori finali. La fattura deve essere emessa:
La fattura elettronica deve essere emessa nel formato XML (FatturaPA) e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. I dati obbligatori includono:
Per emettere fatture elettroniche, il ristoratore puo' utilizzare:
La scelta piu' pratica per un ristorante e' un gestionale integrato che permetta di emettere sia i documenti commerciali dal registratore telematico sia le fatture elettroniche, con un unico sistema collegato al SDI.
Nella ristorazione si applicano diverse aliquote IVA, ed e' importante classificarle correttamente:
E' fondamentale che il registratore telematico sia configurato correttamente con i reparti IVA appropriati per evitare errori nella liquidazione periodica dell'imposta.
Il ristoratore deve essere in grado di gestire la Lotteria degli Scontrini (istituita dall'art. 1, commi 540-544 della Legge 232/2016 e successive modifiche). Quando un cliente presenta il proprio codice lotteria, il ristoratore e' obbligato ad acquisirlo tramite il registratore telematico e a trasmetterlo insieme ai dati del corrispettivo. Il rifiuto di acquisire il codice lotteria del cliente e' sanzionabile con importi da 100 a 500 euro.
Le fatture elettroniche emesse e ricevute devono essere conservate in modalita' digitale per il periodo previsto dalla legge (10 anni ai fini civilistici, 5 anni ai fini fiscali). La conservazione deve avvenire secondo le regole tecniche del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 e successive integrazioni. L'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione a cui e' possibile aderire tramite il portale Fatture e Corrispettivi.
Anche i dati dei corrispettivi trasmessi telematicamente sono conservati dall'Agenzia delle Entrate, ma e' buona prassi mantenere una copia presso l'attivita' per facilitare i controlli interni e la gestione contabile.
Le sanzioni per la violazione degli obblighi relativi a scontrino telematico e fatturazione elettronica sono previste dal D.Lgs. 471/1997 e successive modifiche:
La corretta gestione degli adempimenti fiscali digitali non e' solo un obbligo di legge, ma anche un'opportunita' per migliorare l'efficienza contabile del ristorante, ridurre gli errori e avere un quadro sempre aggiornato dell'andamento economico dell'attivita'.
In caso di malfunzionamento del registratore telematico durante il servizio, il ristoratore deve annotare manualmente i corrispettivi e richiedere tempestivamente l'intervento di un tecnico abilitato. I corrispettivi annotati manualmente devono essere trasmessi all'Agenzia delle Entrate non appena il registratore torna operativo. La trasmissione deve comunque avvenire entro 12 giorni dalla data dell'operazione. E' consigliabile avere un registratore di riserva per le attivita' con alti volumi, in modo da garantire la continuita' del servizio.
Si, il ristoratore e' obbligato a emettere fattura elettronica quando il cliente la richiede, comunicando i propri dati fiscali (codice fiscale per i privati, partita IVA per i soggetti IVA) non oltre il momento di effettuazione dell'operazione. La fattura deve essere emessa in formato XML e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SDI). In questo caso, la fattura sostituisce il documento commerciale: non e' necessario emettere entrambi. Per gestire queste richieste in modo efficiente, e' consigliabile dotarsi di un gestionale che permetta di emettere fatture elettroniche direttamente dal punto cassa.
Le somministrazioni di alimenti e bevande effettuate nei pubblici esercizi (ristoranti, trattorie, pizzerie, bar) sono soggette ad aliquota IVA del 10%, indipendentemente dal tipo di cibo o bevanda servita, comprese le bevande alcoliche somministrate durante il pasto. L'aliquota del 22% si applica invece alla vendita per asporto di superalcolici e alla cessione di prodotti non alimentari. Alcuni alimenti di prima necessita' ceduti per asporto (pane, latte) possono beneficiare dell'aliquota ridotta al 4%. E' fondamentale configurare correttamente i reparti IVA sul registratore telematico per evitare errori nella liquidazione periodica dell'imposta.
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