Come calcolare il ritorno economico (ROI) di un investimento tecnologico nel tuo locale

Ogni anno arrivano proposte commerciali per il tuo locale: gestionali, chatbot, schermi digitali, sistemi di prenotazione online, strumenti di marketing automatico. Alcune promesse sono interessanti, altre sembrano fatte apposta per convincerti a spendere. Il modo migliore per non farsi trascinare dall'entusiasmo (o dal timore di rimanere indietro) è imparare a calcolare, anche in modo semplice, il ritorno economico dell'investimento, cioè il ROI.

Perché non basta che "sembri utile"

Molte decisioni tecnologiche nei ristoranti vengono prese sull'onda dell'entusiasmo o della pressione di un commerciale bravo a vendere. Il problema è che uno strumento può essere oggettivamente utile in astratto, ma non ripagarsi mai nel tuo locale specifico, per via dei volumi, del tipo di clientela o della fase in cui si trova l'attività.

La formula base, spiegata senza tecnicismi

Il ROI si può calcolare così: si prende il guadagno ottenuto grazie all'investimento, si sottrae il costo dell'investimento stesso, e si divide tutto per il costo dell'investimento. Il risultato, moltiplicato per cento, ti dice quanto hai guadagnato in percentuale rispetto a quanto hai speso.

ROI = (guadagno ottenuto - costo dell'investimento) / costo dell'investimento

Non serve un foglio di calcolo complesso: basta avere due numeri onesti, il costo reale e una stima ragionevole del beneficio.

Come stimare i benefici prima di comprare

Il tempo risparmiato va tradotto in euro

Se un software ti fa risparmiare, ad esempio, un'ora al giorno di lavoro amministrativo, quel tempo ha un valore: quello che tu o un dipendente avreste altrimenti dedicato ad altro (sala, cucina, gestione clienti). Prova a stimare quante ore risparmi a settimana e moltiplicale per il costo orario del lavoro che altrimenti avresti dovuto pagare o svolgere tu stesso.

Riduzione di errori e sprechi

Un gestionale che riduce gli errori negli ordini, gli sprechi di magazzino o le doppie prenotazioni ha un impatto economico reale, anche se meno visibile a prima vista. Prova a stimare quanto ti costano oggi questi errori, anche in modo approssimativo, prima e dopo l'introduzione dello strumento.

Aumento di vendite o coperti

Alcuni strumenti (un sistema di prenotazione online più semplice, un menu digitale ben fatto) possono portare più prenotazioni o più vendite. Qui la stima è più delicata: meglio essere prudenti e non attribuire allo strumento aumenti che potrebbero dipendere da altri fattori (stagionalità, marketing, passaparola).

Un esempio pratico, semplificato

Immagina un sistema di prenotazione online con un costo mensile fisso. Se stimi che ti fa risparmiare un certo numero di ore al telefono a settimana, e riduce le prenotazioni perse per mancata risposta, puoi confrontare il valore di quel tempo risparmiato e delle prenotazioni recuperate con il costo mensile dello strumento. Se il beneficio stimato supera chiaramente il costo, l'investimento ha senso; se i due valori sono simili o il beneficio è incerto, conviene aspettare o testare una versione più economica prima di impegnarsi.

Quando il ROI non basta da solo

Non tutto si misura in euro nell'immediato: l'immagine del locale, la soddisfazione dello staff, la riduzione dello stress quotidiano hanno un valore reale anche se difficile da quantificare. Il ROI resta uno strumento utile per non farsi guidare solo dall'entusiasmo, ma va accompagnato dal buon senso su come si vive concretamente il proprio lavoro ogni giorno.

Se stai valutando diversi gestionali o strumenti prima di scegliere, nella sezione Software di RistoratorePro trovi schede comparative che possono aiutarti a confrontare costi e funzionalità prima di fare i tuoi calcoli di ROI.